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上司发善心,却把自己坑:不会给下属布置工作的领导,早晚下台

文/雪天惊雷

张经理开完项目协调会,心情郁闷。原来,刚才的会上,他被直属分管副总点名批评,斥责其所在部门工作滞后,影响了项目的整体进度。分管领导还扬言,相关工作如果再做不好,一定严惩不贷。

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职场人,被批评

其实,针对项目工作,张经理早就将相关工作任务安排给了下属员工,不过,由于这些工作,纯粹是数据分析汇总,没有多少难度,所以,给下属安排时,随口交代了几句,没有仔细嘱咐,更没有提工作时限。在他的认知中,这件简单的工作任务,下属应该能够轻松搞定,不会有什么问题。

可遗憾的是,下属员工见领导布置工作轻描淡写,以为工作不重要,所以,拖拖拉拉迟迟不动,直到项目协调会要召开了,张经理询问数据报告,才知道下属根本没有做完。

张经理发善心,以为工作没有难度,就随意将工作任务丢给下属,没有做好具体的布置安排,结果到头来,自己的好心,却把自己坑,真是让张经理后悔不已。

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领导安排工作

作为职场管理者,安排布置工作是一件最基础的管理任务,如果连安排布置工作都做不好,这样的管理者就是不合格、不称职的管理者,这样的管理者必然会面临处罚、甚至下台。

作为管理者来说,给下属布置安排工作时,究竟要注意哪些细节和关键呢?下面,就简单列举布置安排工作的7个要素:

1.工作缘由

工作缘由就是为什么要做这件事。让员工知道工作任务的来龙去脉,使员工能够了解更多工作的相关信息,对于完成工作也是有益处的。

当然,如果是例行性的工作,可以省略掉这一步。毕竟,例行性的工作都是常规工作,完全无需多做解释。

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工作任务介绍

2.工作概况

工作概况就是介绍这件工作的大体情况是什么,工作的性质如何,涉及的范围有多大。工作概况只需要简单说明即可,但这些信息可以让下属对工作任务有完整的了解。

其实,以上面提到的事件为例,张经理如果给下属布置任务的时候,提到这些工作任务属于新项目的前期数据分析,也许员工就会更加认真对待。

3.工作时限

这一点是布置任何工作的核心要素。如果安排布置意见工作任务,不提完成时限,实际上就等于没有布置工作。

作为管理者,工作完成时限一定要符合实际,更要给自己留下余量,毕竟,下属完成工作之后,你还需要进行审核,如果没有达到要求,还需进行修改。因此,工作完成时限一定要在布置工作时候,清晰明确地说清楚,绝对不能含糊。

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工作时限

4.工作要求

工作要求实质上就是工作完成的衡量标准,这也是管理者安排布置工作的核心要素。

一件工作任务,要完成到什么程度,达到什么标准,实现什么结果,由谁来具体完成那些分工,作为布置工作的上司,都需要明确传达给下属。如果工作完成的要求,不明确、不清晰,下属要靠自己琢磨,那工作开展起来可能无法达到既定的标准,最后就可能做一大堆无用功,耗时耗力却毫无用处,而且还耽搁了工期。

5.所需资源

完成一件工作,需要相应的资源支撑。特别是大型的、复杂的工作任务,不仅牵涉的人、财、物的调配,更有上司与下属之间的授权等等智力支撑。

同时,资源如何获得、是否有相应限额,祝愿获取渠道等等细节,都要明确。这样,员工接到任务才能快速启动工作进程,及时获得相应的支撑,有序推进工作进展。

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团结协作

6.工作分工

简单工作任务,就是针对一个下属布置,则不存在分工问题。但复杂的工作,必然会涉及多个下属员工,这就必须要在布置任务时,明确责权划分。

工作分工必须明确,不能模糊,最好是有边界,这样才不会出现推诿扯皮和部分工作无人承接的问题。

7.难点要点

对于管理者而言,简单的工作任务布置,只要明确前面的几个要素即可,但对于较为复杂的工作任务,就必须提醒下属注意工作开展过程中的重点和难点。

这样才能让下属少绕弯、少踩雷,避免因为忽略这些重点难点而出现问题或遇到阻碍。

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掌握工作任务要点

以上六个要素,构成了一个完整的工作任务布置安排。只有按照上述的六要素布置工作,下属才能看清工作任务的全貌,明白工作任务的标准,知道工作任务的时限,最终按照布置要求完成工作任务。

为便于大家理解,现在张经理安排布置工作为例,为大家展示如何合理安排布置工作。

“小王、小李,给你们布置一项工作。

“公司非常重视与XX公司的旅游项目合作,现在交给我们部门一项具体任务,需要从旅游信息化系统上收集数据,进行分析汇总,为项目可行性研究提供决策依据(工作缘由、工作概况)。

“根据进度,我们数据部要在下周三前拿出具体的汇总数据报告,你们两必须要在周一前完成数据初步汇总,部门相关人员集体审核之后,再于周三上报公司评审会(工作时限)。

“涉及到具体分工,小王负责A平台数据分析,小李负责B平台数据分析,并由小王负责全部数据的汇总,如果需要协调项目部,可以跟项目部小赵联系,获取相应的权限和信息(工作要求、工作分工、所需资源)。

“最后强调一点,数据汇总一定要全平台囊括,切勿漏掉部分,导致数据失真,好了,有问题跟我沟通,赶快去忙吧(难点要点)。”

以上便是一次完整的工作任务安排布置,其中的七个要素都在其间有所体现。按照上述流程,接受任务的下属就非常清楚自己工作事项,也明白工作任务的具体步骤,更知晓必须要在什么时间点前完成任务。

因此,如果张经理能这样布置了工作任务,就不会落得自己被领导痛斥的下场。

结语

好的管理者,通过自身的切入,完成工作任务的布置,并引导员工去完成任务;而差的管理者,只会做“转发”,具体信息传递不足,当然会影响工作任务的完成质量、完成效果。

通用电器公司总裁杰克•韦尔奇曾说道:管理就是沟通、沟通再沟通。

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沟通

作为管理者,布置工作任务,其核心要点也是沟通,把有效信息传达给下属,让下属知道工作任务的基本要素,自然也就能够按照规程和要求,去完成工作任务了。

假如你是一位管理者,你在布置工作任务时,用到了上述“七个要素”吗?欢迎评论区留言。

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我是雷哥,500强企业资深职场人士,一个擅长职场关系分析、具有丰富职场经验的职场老鸟。欢迎关注我@雪天惊雷,助你职场提升,事半功倍!

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