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会计的燃眉之急~电子发票真伪鉴定和重复报销の那些事……

会计的燃眉之急~电子发票真伪鉴定和重复报销の那些事……

国家推出了增值税电子发票,目前只有增值税电子普通发票,没有增值税电子专用发票。增值税电子普通发票的开票方和受票方需要纸质发票的,可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件,其法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。 电子发票和纸质发票基本用途和使用规定几乎都一样,因为方便所以使用也越来越普遍,企业以后会接收更多的电子发票。

但是电子发票也存在一些使用的缺点,因为电子发票可以重复打印,甚至还可以PS篡改金额等信息,这使得在电子发票入账的时候既要先查验发票的真伪,又要防止同一张发票打印多次重复入账的问题。

发票重复入账的问题和发票真伪查验的问题,始终困扰着我们财务人员,有哪些办法可以解决这个问题呢?让我们一起看看吧:

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财务工作中,为了避免电子发票重复入账,大家主要采用以下三种方法:

一、采用Excel表格人工登记台帐

使用Excel表格登记,通过代码、号码、日期来控制。每收到一张电子发票,录入发票号码、发票代码以及发票金额等核心数据。表格里可以设置重复录入相同发票号码高亮显示,这样能对重复发票信息进行提醒。这就是电子发票的样式,票面印有二维码。

会计的燃眉之急~电子发票真伪鉴定和重复报销の那些事……

部门制度比较完善的,财务还会专门注册一个邮箱来收取发票,员工在申请开票时,留下财务部的专设邮箱,统一收取发票打印。还有公司甚至买二维码扫码枪帮助录入到表格,也比较方便登记。

但是人工登记的缺点是:效率低而且工作繁琐,浪费大量的时间,发票量大时工作量非常大,而且容易出错。

二、电子发票管理软件

很多公司有OA财务报销系统,或者专门单独买个发票管理服务。这些系统可以批量收集发票处理相关报销事项,市面上的这类系统还不在少数。

这些企业财务软件也有所差异,有些还要单独下载安装才能使用,而且多为PC端的软件,还要连接扫描软件才能把发票信息收集到系统里,只是电子化了流程,并没有提高财务人员入账的效率。

这种方法的缺点是:整个公司的报销制度和流程可能得围绕这个系统来转,这样会增加管理成本,可能还会招致员工的诸多抱怨等,另外也没有提高多少办事效率。单独开发系统或者购买系统也需要成本。

三、手机快捷入账小程序

目前微信程序中的电子发票查重工具,在微信小程序中搜索关键字(比如“电子发票查重工具”)就能找到类似的工具,通过查重工具,扫描打印出来的电子发票的二维码,自动识别电子发票信息,可以查看发票有没有被PS,同时自动查询该发票有没有报销。如果没有可以一键保存成电子发票台账。企业如果有多人的话,还可以共享台账,联合查重。目前看来,手机小程序查询是最便捷的方法。

那么电子发票如何查验真伪?

常用的查询电子发票真伪方法有两种:一种是在国税局网站查询电子发票真伪;一种是通过Adobe reader查看发票电子签章的有效性来鉴别。

一、在国税局网站查询电子发票真伪

1、登录国家税务总局全国增值税发票查验平台。

2、输入在电子发票右上角的发票代码、发票号码、开票日期、校验码及验证码,点击"查验"。

3、可以看到本张电子发票的发票查验明细,你可以选择"打印"或者"关闭"完成本次电子发票查验。

二、Adobe Reader查看发票电子签章

1、在电脑上用Adobe Reader打开电子发票的PDF文件,在电子发票右下角"发票专用章"位置单击鼠标左键或右击鼠标选择"验证签名"。

2、点击"签名属性"后,再点击"显示签名者证书"。

3、查看电子签章的具体信息,如果是真的电子发票,可以看到电子签章的单位与票面红色印章单位是一致的,注明了该签章是用于开具电子发票的,并且签名时间与发票开票日期一致的,这样就基本可以判断这张电子发票真实有效。

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